Therapie

31.03.2023

Das Ausfallhonorar richtig umsetzen!

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Tipps zur Aufklärung und Durchsetzung

Das Herzstück einer jeden Praxis ist die Rezeption. Als „Praxismanagement“ versorgt die Rezeption alle Akteure – ob Patienten oder Mitarbeiter– mit den wichtigen Informationen unseres Arbeitsalltags. Klare Strukturen und einheitliche Prozesse ermöglichen den Rezeptionsfachkräften dabei einen optimalen Arbeitsablauf. Die Rezeption ist jedoch nicht nur für einen reibungslosen Arbeitsalltag entscheidend, sondern auch für das wirtschaftliche Fortbestehen der ganzen Praxis. Und einen wichtigen finanziellen Eckpfeiler einer jeden Praxis stellt das „Ausfallhonorar“ dar.

Wir kennen es alle und es geschieht jeden Tag in deutschen Therapiepraxen: Morgens klingelt das Telefon oder der Anrufbeantworter wird abgehört und Behandlungstermine für den heutigen Tag werden noch abgesagt. Was löst das in uns aus? Stress! Denn wir haben ein Termingeschäft und nur wenn die Termine auch stattfinden, können wir Umsatz generieren.

Absagen bedeuten (finanziellen) Stress

Ein kurzfristig abgesagter Termin ist also ein großes Risiko für den Umsatz der Praxis. Und von diesem Umsatz sollen schließlich gute Gehälter bezahlt werden, müssen Verbindlichkeiten wie Miete etc. beglichen werden und muss der Unternehmer auch gut leben sowie Rücklagen für das Risiko aufbauen können.

Und manchmal kommt es auch noch schlimmer: Patienten erscheinen ohne Absage nicht zu ihrem vereinbarten Termin. Der finanzielle Schaden ist vorprogrammiert!

Bei den kurzfristigen Terminabsagen rattert bei uns Rezeptionisten dann früh morgens schon der Kopf und wir überlegen, wie wir diese Lücke noch schnell mit welchem Patienten schließen können, um den Verlust so gering wie möglich zu halten. Das ist Stress pur! Und es ist ja nicht nur eine Absage pro Tag, sondern gleich Mehrere. Und das bedeutet noch mehr Stress. Und wie beim Herzen so ist auch Stress beim Herzstück der Praxis – der „Rezeption“ – auf Dauer für den gesamten Organismus existenzbedrohend.

Also sind wir als Praxisinhaber gut damit beraten, unser Praxismanagement an der Rezeption von so viel „Stress“ wie möglich zu befreien!

Das Ausfallhonorar als Pflichtmaßnahme

Was müssen Sie als Unternehmer also tun, um Stress zu verhindern und den finanziellen Schaden zu minimieren? Sie müssen ein Ausfallhonorar einführen, kommunizieren und durchsetzen.

Deshalb sollten Sie in Ihrer Praxis zwingend mit jedem Neupatienten einen Behandlungsvertrag abschließen. Dieser sollte neben anderen wichtigen Bestimmungen insbesondere über das Ausfallhonorar und damit über die festgelegten anfallenden Kosten im Falle einer kurzfristigen Terminabsage bzw. eines Nicht-Erscheinens aufklären.

Das Ausfallhonorar kann in diesem Fall als eine Pauschale mit klaren Regelungen definiert werden, denn ein direkter Zusammenhang zwischen der Behandlung und der zu zahlenden Vergütung besteht nicht.

Die optimale Patientenaufklärung ist Ihre Pflicht

Damit ein Ausfallhonorar funktioniert, sind Sie als Unternehmer bzw. Geschäftsführung in der Verantwortung, Ihrem Praxismanagement alle Hilfsmittel mit an die Hand zu geben, sodass ihre Rezeptionisten die Patienten optimal über das Ausfallhonorar aufklären können.

Und hier hilft es nicht, dem Patienten ein Blatt Papier oder ein teures Tablet in die Hand zu drücken, auf welchem der Behandlungsvertrag eigenständig im Wartebereich zu lesen und gegenzuzeichnen ist. Denn dann haben Sie den „AGB-Effekt“, den wir von Webseiten kennen: Jeder akzeptiert es, doch keiner weiß, was drin steht. Und dann haben Sie im „Schadensfall“ nicht aufgeklärte Patienten ohne Kenntnis und Verständnis für Ihre Regelungen.

Wie kann eine Lösung in der Praxis aussehen?

Ich begleite mit meiner Firma – der KWS GmbH – derzeit über 150 Therapiezentren in Deutschland bei Ihren täglichen Engpässen und Herausforderungen im Praxisalltag. Alles, was ich Ihnen hier erzähle, ist also aus der Praxis für die Praxis.

Die folgenden drei Punkte können Ihnen zu weniger Terminabsagen und Stress für die Rezeption sowie zu mehr finanzieller Sicherheit für Ihre Unternehmung verhelfen:

1. Wann sollte die Aufklärung über das Ausfallhonorar erfolgen?

Bereits beim ersten Besuch des Patienten in der Praxis sollten durch die Rezeption die wichtigsten Punkte des Behandlungsvertrags erklärt werden. Die von uns betreuten Unternehmen benutzen dafür bspw. einen digitalen Behandlungsvertrag mit einem Unterschriften-Pad. Auf diesem Unterschriften-Pad werden die Patienten Punkt für Punkt über die wichtigsten Praxisgepflogenheiten aufgeklärt. Und einer dieser Punkte sind die Ausallregelungen bzw. das Ausfallhonorar. Das dauert pro Neu-Patientin keine zwei Minuten und ist jede Sekunde wert!

2. Wie kann die Aufklärung stattfinden?

„Frau Müller, wir sind eine Bestellpraxis und Termine ersparen Ihnen sowie uns die Wartezeit. Ihr Vorteil: Bei uns können Sie bis 24 Stunden vor Terminbeginn Ihren Termin kostenlos absagen. Aus welchen Gründen auch immer. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Ihnen bei Terminabsagen unterhalb der 24 Stunden oder NichtErscheinen zum Termin – auch hier aus welchen Gründen auch immer: ob Stau, Krankheit, Aufsichtspflicht etc. – ein Ausfallhonorar in Höhe von 29 Euro privat in Rechnung stellen. Wenn Sie damit einverstanden sind, dann bitte ich Sie diesen Punkt auf dem vor Ihnen liegenden Unterschriften-Pad mit Ihrer Unterschrift zu bestätigen.“

3. Wo sollten die Informationen über das Ausfallhonorar zu finden sein?

Hier ist mehr besser! Neben dem Passus über das Ausfallhonorar im (digitalen) Behandlungsvertrag sollten Sie die Informationen zur Terminabsage auch auf Ihren (digitalen) Terminzetteln, auf Ihrer Internetseite sowie bei Terminvereinbarungen am Telefon kurz erneut erwähnen („Bitte denken Sie an unsere 24-Stunden Regel bei Absagen oder Nicht-Erscheinen“), damit Sie Ihrer Aufklärungspflicht gerecht werden. Hier bitte so konkret wie möglich, jedoch auch immer wie oben beschrieben den Nutzen und somit das „Warum“ erklären. Wenn Sie diese drei Punkte befolgen, dann können Sie auch mit gutem Wissen und Gewissen ein Ausfallhonorar erheben und somit den Stress im Praxisalltag sowie den finanziellen Schaden deutlich reduzieren.

Fazit: Ausfallhonorar-Regelung sorgt für Entlastung

Das war natürlich nur eins von vielen Beispielen einer optimalen Patienten-Aufklärung sowie Durchsetzung des Ausfallhonorars. Viele unserer betreuten Praxen nutzen mittlerweile auch unser vollautomatisches digitales Aufklärungsterminal, wo mittels Videobotschaften der Behandlungsvertrag leicht verständlich erklärt wird und die Patienten den Behandlungsvertrag eigenständig am Terminal ausfüllen und sich per Mail zusenden lassen. Sie sehen: Die Möglichkeiten sind zahlreich. Wie Sie es umsetzen, bleibt Ihnen überlassen.

Doch eins sollten Sie aus diesem Artikel mitnehmen: Wenn Sie in Ihrer Praxis noch keine Ausfallhonorar-Regelung eingeführt haben – und viel wichtiger noch – diese nicht optimal kommunizieren und konsequent durchsetzen, dann sollten Sie dies ab sofort tun. Denn der Therapiealltag ist aufgrund des Fachkräftemangels, der geringen Vergütung der gesetzlichen Krankenkassen und anderen Engpässen schon „stressig“ genug. Da sollten Sie sich und Ihren Mitarbeitern die große Sorge bei Terminabsagen ersparen.

Unsere 150 Praxen der KWS-Gemeinschaft schaffen es ja auch, also warum sollte es bei Ihnen nicht funktionieren? Wenn Sie Hilfe dabei brauchen, sprechen Sie mich sehr gerne an.

Thomas Kämmerling

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